La optimización del tiempo

 

Reiteradamente el tiempo es preocupación de la vida transmoderna. Es uno de los recursos más valiosos, a la vez finito y limitante de muchas de las actividades que realizamos.

En el ámbito empresario, quienes suelen tener éxito, es también por ser excelentes administradores del tiempo. Desde la era de Taylor y Henry Ford los liderazgos han destacado que una buena administración del tiempo no se limita a sacar el último segundo del día, ni multiplicarnos para hacer más actividades. Un especialista en administración como Stephen Covey pretende definir que se trata de concretar lo que es más importante.

 

Los secretos del administrador

Covey propuso un decálogo de puntos para optimizar la relación del tiempo y nuestras habilidades para lograrlo:

 

Definir objetivos y seleccionar lo más importante, porque no sirve pensar el tiempo sin conocer cómo invertirlo. Antes hay que determinar qué se quiere lograr, reconociendo lo realmente importante de lo que no lo es. Una fórmula que suele dar resultado es ponerle precio a cada hora, ponderar lo que se quiere ganar, dividir la cantidad de horas que se está dispuesto a trabajar. De ese valor, todo lo que implique una ganancia/hora menor a la proyectada, pierde terreno o se elimina.

También recomienda analizar en qué gastamos el tiempo. Pero para determinar la importancia de nuestras actividades hay que conocerlas, hacerlas conscientes, lo que se logra haciendo un registro de ellas. Una herramienta consiste en escribir brevemente las últimas actividades realizadas cada 30 minutos. Terminado el control las examinamos y buscamos relación entre objetivos propuestos y actividades realizadas. ¿Atendimos realmente lo prioritario?

El realizar una lista de pendientes es simple y poderosa herramienta para otorgarles prioridad. Efectuado el listado, se remarcan las más importantes. Se pueden efectuar distintas combinaciones (mensual, semanal o diaria). Con la mente puesta en el cálculo del valor/hora, se determinan prioridades de acuerdo a las que mayores beneficios produzcan.

Todos los días planificar el siguiente, tarea para los últimos minutos diarios, el mismo que se utiliza para repasar la lista de pendientes. Ello también incluye el no dejar las cosas para después, evitando posponer lo más difícil o indeseable. Por el contrario, se recomienda hacer lo indeseable en la primera, quedando el resto del día para actividades más placenteras.

El ya conocido delegar en los demás, habrá alguien que lo pueda hacer más rápido, fácil o mejor. Está demostrado que a las personas nos gusta que nos deleguen tareas en las que tenemos fortalezas, por lo que hay que elegir bien en quien delegar.

Hay que aprender a decir “NO”, ya que es una de las más importantes tareas a dominar. Esto no implica evadir nuestras responsabilidades, sino de invertir el tiempo en lo que somos más productivos.

El hecho de concentrarnos en la tarea actual, una a la vez, genera períodos altamente productivos. Hacerlo cuesta mucho trabajo; las interrupciones suelen ser constantes. Por ello hay que buscar formas de desconectarnos de todas distracciones (teléfono, chat, cerrar la habitación, etc.).

Por último, no olvidar cuál es la persona más importante: nosotros mismos en relación a un entorno social, buscando un balance entre cuerpo y mente que permitirán maximizar el rendimiento.